Van egy úgynevezett láthatatlan vagyonvesztés. Ezalatt értjük annak a jelenségét, amikor egy kulcsvezető elhagyja a céget, és a szervezet a betöltetlen pozícióra vagy az átmeneti zavarokra összpontosít. A valóságban ugyanakkor a tényleges károk listáját nem ezek vezetik, hanem az a tényező, ami láthatatlanul tűnik el: a döntések mögötti „miért”, vagyis a szervezet kollektív emlékezete, a tapasztalati tudás, amit sosem jegyeztek le sehová.
Ami korábban a „mi ezt így szoktuk” kijelentés természetessége volt, hirtelen felbecsülhetetlen károkat generál. Ezen a ponton a vállalat elveszíti azt a képességét, hogy megértse a saját korábban meghozott döntéseit, és ennek a képességnek a hiánya a jövőbeli döntési képességeit is korlátozni kezdi.
Egy idei szakmai elemzés alapján szakértők jelentették ki, hogy amikor egy tapasztaltabb munkatárs távozik, akkor magával viszi a feladataihoz kapcsolódó tudás átlagosan 42%-át — míg egy tapasztalt vezető pótlása elérheti az éves bérének kétszeresét is!
Ugyanakkor a baj előtt egy perccel sokszor még nem tudjuk, hogy baj lesz. És emiatt a vezetők többsége ezt a költséget nem számolja ki előre. A tudásvesztés, vagy annak kockázata nem jelenik meg közvetlenül a könyvelésben – egészen addig, amíg egy fontos vagy kritikus döntés során ki nem derül, hogy senki sem emlékszik pontosan a „régi nagy döntések” okaira.
Persze az is igaz, hogy önmagában a szervezeti emlékezet (vagyis institutional memory) nem azonos az információ tárolásával. Ezzel kapcsolatban a CEO World-elemzés is kijelentette:
„Az információ megmondja az embereknek, hogy mi létezik. A szervezeti emlékezet segít megérteni, hogy mi történt, miért történt, mit tanultunk belőle, és hogyan befolyásolja ez a tanulság a következő döntést”
Vagyis az senkiben sem kétséges, hogy a vállalatok jellemzően rengeteg adatot tárolnak — ügyféladatokat, projektfájlokat, irányelveket, meetingjegyzeteket —, mégis elveszíthetik könnyedén tudásuk legértékesebb részét: a döntések mögötti kontextust.
Döntéstörténet
Itt ismertetjük a fogalmát. Ez nem csak azt rögzíti, hogy mi történt a cégben, hanem azt is, hogy miért pont az és miért pont úgy. Vagyis megmutatja, hogy milyen alternatívákat vetettek el, milyen kivételeket tettek, milyen felvetések mentén haladtak a döntéshozók, és persze hogy mi volt a döntés valódi kimenetele.
A vállalati emlékezet pedig akkor válik igazán értékessé, ha a problémamegoldás proaktív támogatására is képes.
A szervezet emlékszik
A szervezet minden esetben emlékszik. Nem csak az emberek fejében, de a rendszerekben is él.
A tudásvesztés tehát egy folyamatként is leírható – noha úgy érezzük, hogy a jelentős személy távozásával egyidejűleg történik. Ez nincs így, hiszen a probléma a sorozatos hiányosságok életben tartásával jön létre.
Tehát a hagyományos tudásfeltárási módszerek – mint például a strukturált interjúk, protokoll-elemzés, vagy kérdőívek – azért vallanak kudarcot, mert a tudatos, szavakba önthető tudást részesítik előnyben a tacit, procedurális tudással szemben.
A szakértők sokszor „általános szabályokat” adnak meg, amelyek leggyakrabban generikusak, leegyszerűsítettek és inkonzisztensek a tényleges viselkedésükkel. Ugyanakkor a probléma pont a tacit tudásban keresendő.
Az a tapasztalati, sőt sok esetben öntudatlan kompetencia, amit még a szakértők sem tudnak mindig szavakba önteni. A tacit tudás a szakértői döntések legfontosabb összetevőinek egyike, hiszen a tapasztalatból, cselekvésekből és a környezet visszajelzéseiből fakad. Ez a tudás nem tanítható meg egyszerűen – és nincs rá egy konkrét fogalom vagy könyv, egy cég életében sem. Módszertanok, logikák és gondolatok összessége alkotja.
Vannak ugyanakkor általánosan is elismert módszertanok, mint a CDM modell (Critical Decision Model).
Jusson versenyelőnyhöz! Kevesen tudják, de a magyarországi vállalatok körében a tudásmenedzsment és a szervezeti emlékezet kérdése még nem egy bevett gyakorlat része.
Korábbi évek kutatásai már keresték a kérdést arra, hogy a kis- és középvállalkozások, multinacionális cégek, valamint for- és nonprofit szervezetek ismerik-e a saját kulcsfiguráikat, vagy használnak-e olyan módszereket, amelyek elősegíthetik a tacit tudásuk szervezeti memóriájába építését.
Mi nem kutatjuk a választ minden cégtípus esetében — mi az Ön vállalatának adjuk meg a válaszokat!
VELARIS Business Advisory
Önnel, Önért!